П О Л О Ж Е Н Н Я
ПРО КАНЦЕЛЯРІЮ КУП’ЯНСЬКОГО МІСЬКРАЙОННОГО
СУДУ ХАРКІВСЬКОЇ ОБЛАСТІ
1. Загальні положення
1.1. Канцелярія Куп’янського міськрайонного суду Харківської області є структурним підрозділом Куп’янського міськрайонного суду Харківської області та підпорядковується безпосередньо керівнику апарату .1.2. Канцелярія в своїй діяльності керується Конституцією України, Кодексом законів про працю України, Цивільним процесуальним кодексом України, Кодексом адміністративного судочинства України та іншими кодексами України, Законами України "Про судоустрій і статус суддів", "Про державну службу", "Про засади запобігання і протидії корупції» та іншими законами України, актами Президента України, Верховної Ради України та Кабінету Міністрів України, актами законодавства та нормативними документами, що регламентують діяльність судових органів та державної служби,наказами,інструкціями та рекомендаціями Державної судової адміністрації України та територіального управління державної судової адміністрації України у Харківській області, цим Положенням.1.3. Зміни і доповнення до Положення можуть бути внесені керівником апарату суду.
2. Основні завдання
2.1. Здійснення роботи з документального забезпечення роботи суду.2.2. Здійснення роботи щодо обліку документообігу суду.2.3. Здійснення роботи з обліку звернень громадян та юридичних осіб.2.4. Здійснення прийому громадян.2.5. Забезпечення статистично-аналітичної роботи суду.2.6. Систематизація законодавства України та судової практики.2.7. Забезпечення зберігання речових доказів.2.8. Взаємодія з іншими структурними підрозділами суду з питань, що стосуються діяльності канцелярії.
3.Структура канцелярії
3.1 Структура і штатна чисельність канцелярії(як і всього апарату ) суду за поданням голови суду затверджується територіальним управлінням державної судової адміністрації України у Харківській області.3.2. До складу канцелярії входять старший секретар суду, консультант суду, консультант з судової статистики, секретарі суду, секретарі судового засідання, діловод з вхідної кореспонденції, діловод з вихідної кореспонденції та архіваріус суду.3.3. Канцелярію суду очолює старший секретар суду, призначений на посаду наказом керівника апарату суду.3.4. Обов’язки працівників канцелярії визначені їх посадовими обов’язками,затвердженими наказом керівника апарату суду.
4. Функції працівників канцелярії
4.1. Здійснення прийому, реєстрації та розподілу кореспонденції, що надійшла до суду: судових справ, позовних заяв, скарг, заяв тощо.
4.2. Ведення документів первинного обліку, номенклатурних справ.
4.3. Облік та зберігання судових справ, речових доказів, документів первинного обліку.
4.4.Направлення судових справ із скаргами, поданнями до судів вищих інстанцій.
4.5.Своєчасне та якісне звернення судових рішень до виконання.
4.6Ведення контрольних та зведених контрольних виконавчих проваджень.
4.7Відкликання виконавчих документів у разі припинення виконання.
4.8Своєчасне та якісне складання звітів судової статистики, ведення документів первинного обліку, з покладенням персональної відповідальності за достовірність та своєчасність їх складання та оформлення на конкретних осіб .
4.9Контроль за своєчасною здачею судових справ до канцелярії суду, проведення аналітичної роботи щодо строків здачі справ доканцелярії суду, підготовка відповідних пропозицій з удосконалення цієї роботи.
4.10Подання керівнику апарату суду пропозицій щодо складання номенклатури справ суду, їх узагальнення.4.11.Підготовка та передача до архіву суду судових справ за минулі роки, провадження у яких закінчено, а також іншої документаціїканцелярії суду за минулі роки.
4.12.Участь в аналітичній роботі з питань організації діловодства в суді.
4.13.Належне здійснення прийому громадян працівниками відділу.
4.14.Ведення обліку та контроль за виконанням судових доручень, що
надійшли з інших судів України та іноземних держав,належне оформлення доручень суду про виконання судами інших держав окремих процесуальних дій, про вручення судових документів, про екстрадицію правопорушників на територію України.
4.15Ведення обліково-статистичних карток в електронному вигляді.
4.16.Виконання доручень керівника апарату суду щодо організації роботи канцелярії.4.17.Забезпечення своєчасного надходження позовних заяв та іншої кореспонденції до суддів.4.18.Забезпечення ведення контрольних журналів суддів.4.19.Забезпечення внесення до обліково-статистичних карток інформації та оформлення обкладинок судових справ.4.20.За дорученням керівника апарату розгляд звернень та підготовка проектів відповідей на них.4.21.Проведення узагальнення роботи суду.4.22.Забезпечення підготовки копій судових рішень суду та своєчасного їх направлення до інформаційно-технічного адміністратора Єдиного Державного реєстру судових рішень.4.23.За дорученням керівника апарату суду здійснення контролю за виконанням окремих розділів плану роботи суду.4.24.Заповнення статистичних карток на підсудного (обвинуваченого) за
допомогою техніко-технологічних засобів.4.25.Забезпечення своєчасного подання всіх форм звітів територіальному управлінню Державної судової адміністрації в Харківській області та відповідному територіальному управлінню статистики Держкомстату за своїм місцезнаходженням.
4.26.Організація складання та обробки статистичних звітів про роботу суду за допомогою техніко-технологічних засобів.
4.27.Кожен звітний період проведення аналізу даних судової статистики
з визначенням тенденцій динаміки основних показників судочинства.4.28.Організація та здійснення підготовки статистичних таблиць,довідок, інформацій для використання в діяльності суду, на оперативних нарадах, при проведенні перевірок канцелярій суду, на звернення інших відомств.4.29.Вжиття заходів щодо забезпечення гласності даних судовоїстатистики. 4.30.Проведення аналізу стану діловодства та судової статистики всуді за підсумками кожного звітного періоду, здійснення розробки пропозицій з підвищення рівня цієї роботи.Організація роботи архіву суду.4.31.Забезпечення зберігання документів, які надійшли до архіву суду.4.32.Приймання на зберігання від відповідних працівників апарату суду судових документів, що закінчені діловодством.4.33.Здійснення контролю за систематизацією, розміщенням та обліком справ, які здані до архіву, виконання цієї роботи.4.34.Підготовка зведених описів справ постійного і тимчасового термінів зберігання, актів для передавання справ на державне зберігання, на списання та знищення, а також участь у роботі з експертизи цінності архівних документів.4.35.Приєднання до судових справ, які зберігаються в архіві суду, документів, що підтверджують виконання судових рішень.4.36.Підготовка необхідних довідок на основі відомостей, які є в документах архіву, ведення їх обліку.4.37.Підготовка необхідних даних та складання відповідних звітів щодо роботи архіву.4.38.Контроль за додержанням правил протипожежної безпеки в приміщенні архіву.4.39.Своєчасна та належна доставка за призначенням судових справ, іншої судової документації.4.40.Забезпечення доставки речових доказів до приміщення суду.4.41.Термінова доставка листів, запитів, судових повісток, відправлення телеграм та інших документів для забезпечення оперативного розгляду справ.4.42.Розробка заходів, спрямованих на вдосконалення діловодства, організацію роботи з документального забезпечення діяльності суду.
5. Організація роботи
5.1.Старший секретар здійснює організаційно-розпорядчі функції щодо основних завдань, які покладені на канцелярію та визначені в цьому Положенні.5.2.Старший секретар несе персональну відповідальність за :5.2.1Організацію діяльності канцелярії по виконанню покладених на неї задач і функцій;5.2.2. Організацію оперативної і якісної підготовки і оформлення документів,ведення діловодства згідно з діючими правилами і Інструкціями;5.2.3. Збереженість прийнятих у роботу документів;5.2.4. Дотримання співробітниками канцелярії трудової дисципліни;5.2.5.Забезпечення збереженості майна, що знаходиться в канцелярії и дотримання правил пожежної безпеки.5.3.Свою роботу канцелярія проводить в тісній взаємодії з іншими працівниками апарату суду.5.4.Обов'язки працівників канцелярії визначені їх посадовими інструкціями, затвердженими наказом керівника апарату суду.5.5.Працівники канцелярії призначаються на посади і звільняються з посад керівником апарату суду.5.6.У разі відсутності старшого секретаря або неможливості здійснення ним своїх повноважень їх обов'язки виконує працівник канцелярії, призначений керівником апарату.5.7.Старший секретар, секретарі суду та інші працівники канцелярії свої функціональні обов'язки виконують під керівництвом керівника апарату суду.
6. Права працівників канцелярії
6.1.Одержувати від посадових осіб необхідну інформацію з питань, віднесених до компетенції канцелярії.6.2.В межах компетенції канцелярії вивчати документи, інші матеріали, що стосуються роботи суду та надавати відповідні пропозиції та рекомендації.6.3.Вносити пропозиції керівнику апарату суду для обговорення найбільш важливіших питань організації роботи канцелярії на нарадах суду.6.4.Вносити пропозиції керівнику апарату суду щодо
покращення умов, удосконалення форм і методів роботи канцелярії суду, забезпечення належної взаємодії з працівниками апарату суду, а також щодо покращення роботи суду в цілому.6.5.Отримувати від працівників апарату суду необхідну інформацію
для виконання своїх завдань та обов'язків.
7. Заключні положення
7.1.При виявленні невідповідності якого-небудь пункту Положення реальному стану справ у канцелярії старшим секретарем суду, співробітником канцелярії або іншою особою необхідно звернутися до керівника апарату суду із заявкою на внесення змін і доповнень у Положення.
7.2.Внесена пропозиція розглядається керівником апарату суду протягом одного місяця від дня подачі заявки.
За результатами розгляду виноситься рішення:
- прийняти зміни чи доповнення,
- відправити на доопрацювання (із зазначенням терміну доопрацювання і виконавця),
- відмовити у прийнятті внесеної пропозиції (у цьому випадку заявнику надсилається обґрунтована відмова в письмовому вигляді).
7.3. Внесення змін і доповнень у Положення затверджується керівником апарату суду.
_03_03.png)
