Положення про архівний підрозділ

                                                                                                                                                                                      Затверджено:

                                                                                                                                                              Наказом керівника апарату Куп’янського                                                                                                                                                                                        міськрайонного суду  Харківської області

                                                                                                                                                              від 17.12.2013 № 01-06/47

П О Л О Ж Е Н Н Я

про архівний підрозділ Куп’янського міськрайонного суду  

Харківської області

1. Згідно з Законом України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" органи державної влади, органи місцевого самоврядування (далі — установа) створюють архівні підрозділи для тимчасового зберігання архівних документів, що нагромадилися за час їх діяльності, використання відомостей, що містяться в цих документах, для службових, виробничих, наукових та інших цілей, а також для захисту прав і законних інтересів громадян.
2. Архівний підрозділ входить до складу служби діловодства суду (канцелярії).
3. У своїй діяльності архівний підрозділ керується Конституцією і законами України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України іншими нормативними актами та цим Положенням.

З питань організації та методики ведення архівної справи архівний підрозділ керується наказами Державного комітету архівів України (далі  Держкомархів).

4. Архівний підрозділ працює відповідно до річного плану, який затверджує керівник апарату суду, і звітує перед ним про проведену роботу.
5. Коло службових обов'язків працівника архівного підрозділу визначається посадовими інструкціями, які затверджує керівник апарату суду.
6. Основними завданнями архівного підрозділу є:

—   приймання від структурних підрозділів установи та зберігання архівних документів з різними видами носіїв інформації;

—   контроль разом зі службою діловодства стану зберігання та правильності оформлення документів у структурних підрозділах організації;

—   участь у складанні та погодженні зведеної номенклатури справ організації, перевіряння відповідності формування документів у справи затвердженій номенклатурі;

—   подання на державну реєстрацію документів Національного архівного фонду, ведення їх державного обліку та подання відомостей про їх кількість за встановленою формою відповідній державній архівній установі, архівному відділу міської ради;

—   проведення попередньої експертизи цінності документів, що знаходяться на зберіганні, складання та подання на розгляд експертної комісії суду проектів описів справ Національного архівного фонду, описів справ тривалого (понад 10 років) зберігання, описів справ з особового складу працівників суду та актів про вилучення для знищення документів, що не віднесені до Національного архівного фонду;

—   створення та вдосконалення довідкового апарату до архівних документів;

— організація в установленому Держкомархівом порядку користування архівними документами, видавання архівних довідок, копій, витягів з документів юридичним особам і громадянам;

—   підготовка і передання документів Національного архівного фонду до відповідної державної архівної установи, архівного відділу міської ради;

—   участь у заходах з підвищення фахової кваліфікації працівників суду, які відповідають за роботу з документами.

7. Для виконання покладених на архівний підрозділ завдань йому дається право:

—   вимагати від структурних підрозділів організації передання на зберігання документів, оформлених згідно з чинним законодавством;

—   повертати структурним підрозділам на доопрацювання документи, оформлені з порушенням встановлених вимог;

—   давати структурним підрозділам організації рекомендації з питань, що входять до компетенції архівного підрозділу;

—   запитувати від структурних підрозділів організації відомості, необхідні для роботи;

—   інформувати керівництво суду про стан роботи з документами та вносити пропозиції щодо її поліпшення;

—   брати участь у засіданнях дорадчих органів, нарадах, що проводяться в суді, в разі розгляду на них питань роботи з документами.

8. На посаду керівника архівного підрозділу призначається особа з вищою освітою і стажем роботи за спеціальністю не менш як три роки.

Керівник архівного підрозділу призначається на посаду і звільняється з посади керівником апарату суду.

Порядок взаємодії архівного підрозділу з іншими структурними підрозділами організації визначається керівником апарату суду.

9. До складу документів архівного підрозділу входять:

—   закінчені у поточному діловодстві документи з паперовою основою, віднесені до Національного архівного фонду, та тривалого (понад 10 років) зберігання, створені структурними підрозділами організації;

— науково-технічна, кінофотофоновідеодокументація, електронні документи, створені установою  або одержані нею на законних ( підставах;

—   особові архівні фонди працівників суду;

—   документи з різними видами носіїв інформації підприємств і установ-попередників організацій, що ліквідовані в установленому порядку;

—   друковані видання, що доповнюють архівні документи і необхідні для науково-методичної та інформаційно-довідкової роботи архівного підрозділу суду;

—   довідковий та обліковий апарат до архівних документів. Документи з кожним видом носіїв інформації повинні зберігатися в архівному підрозділі суду окремо.

10. Документи з паперовими носіями інформації передаються із структурних підрозділів організації до архівного підрозділу через два роки після закінчення їх у діловодстві в упорядкованому стані за описами зразка, затвердженого Держкомархівом.

Науково-технічна та електронна документація передається до архівного підрозділу організації одразу після затвердження у порядку, встановленому державними стандартами України.

Кіно-, фото-, фоно-, відеодокументація передається до архівного підрозділу організації одразу після завершення її виробництва.

11. Установлюються такі граничні строки тимчасового зберігання документів Національного архівного фонду в архівному підрозділі суду:

—   для документів  Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, Конституційного Суду України, Верховного Суду України, Вищого Господарського суду України, Генеральної прокуратури України, Рахункової палати України, Центральної виборчої комісії України, Національного банку України, міністерств, інших центральних органів виконавчої влади та безпосередньо підпо­рядкованих їм організацій - 15 років;

—   для документів Верховної Ради Автономної Республіки Крим, Ради міністрів Автономної Республіки Крим, обласних, Київської та Севастопольської міських рад і державних адміністрацій , окружних адміністративних судів, апеляційних судів областей, міст Києва та Севастополя, апеляційних адміністративних судів,територіальних органів центральних органів виконавчої влади  - 10 років;

—   для документів районних рад і державних адміністрацій, органів місцевого самоврядування та безпосередньо підпорядкованих їм організацій, районних, районних у містах, міських, міськрайонних судів - 5 років;

—   для записів актів цивільного  стану, документів з особового складу, записів нотаріальних дій і судових справ - 75 років;

—   для науково-технічної документації - 25 років;

— для аудіовізуальних документів – 1 рік після закінчення їх виробництва або виходу в світ;

—  для електронних документів - 3 років після виготовлення.

            Заступник керівника апарату

             Куп’янського  міськрайонного суду                                          Я.В. Дьомкіна

            Схвалено:                                                                                       Схвалено:

Протоколом засідання експертної комісії                                   Протоколом ЕК Куп'янського

архівного відділу Куп’янської РДА № 10                                    міськрайонного суду № 3

від 03.12.2013                                                                          від 22.11.2013