Затверджено
Наказом голови Куп’янського міськрайонного суду Харківської області
від 04.01.2012 року № 02-02/30
П О Л О Ж Е Н Н Я
про обробку і захист персональних даних у базі персональних даних
Розділ 1. Загальні вимоги та мета
1.1.Цим Положенням про обробку і захист персональних даних у базі персональних даних(далі –Положення) регулюються відносини, пов’язані із захистом персональних даних під час їх обробки в рамках діяльності Куп’янського міськрайонного суду Харківської області (далі – Суд).
1.2.Положення дає визначення основним поняттям, що стосуються персональних даних (далі – ПД); містить мету обробки ПД; процедуру обробки ПД; права суб’єктів ПД; порядок захисту ПД; інші вимоги законодавства України із захисту ПД.
1.3.Державна реєстрація баз персональних даних (далі – БПД) здійснюється відповідно до статті 9 Закону України «Про захист персональних даних»
Розділ 2. Визначення термінів
2.1.У цьому Положенні нижченаведені терміни вживаються в такому значенні:
база персональних даних - іменована сукупність упорядкованих персональних даних в електронній формі та/або у формі картотек персональних даних;
відповідальна особа – визначена особа, яка організовує роботу, пов’язану із захистом персональних даних при їх обробці, відповідно до законодавства України про захист ПД;
володілець бази персональних даних - фізична або юридична особа, якій законом або за згодою суб'єкта персональних даних надано право на обробку цих даних, яка затверджує мету обробки персональних даних у цій базі даних, встановлює склад цих даних та процедури їх обробки, якщо інше не визначено законом;
Державний реєстр баз персональних даних - єдина державна інформаційна система збору, накопичення та обробки відомостей про зареєстровані бази персональних даних;
загальнодоступні джерела персональних даних – довідники, адресні книги, реєстри, списки ,каталоги, інші систематизовані збірники відкритої інформації, які містять персональні дані, розміщені та опубліковані з відома суб’єкта персональних даних. Не вважаються загальнодоступними джерелами персональних даних соціальні мережі та інтернет-ресурси, в яких суб’єкт персональних даних залишають свої персональні дані, (окрім випадків , коли суб’єктом персональних даних прямо зазначено, що персональні дані розміщені з метою їх вільного поширення та використання);
згода суб'єкта персональних даних - будь-яке документоване, зокрема письмове, добровільне волевиявлення фізичної особи щодо надання дозволу на обробку її персональних даних відповідно до сформульованої мети їх обробки;
знеособлення персональних даних - вилучення відомостей, які дають змогу ідентифікувати особу;
обробка персональних даних - будь-яка дія або сукупність дій, здійснених повністю або частково в інформаційній (автоматизованій) системі та/або в картотеках персональних даних, які пов'язані зі збиранням, реєстрацією, накопиченням, зберіганням, адаптуванням, зміною, поновленням, використанням і поширенням (розповсюдженням, реалізацією, передачею), знеособленням, знищенням відомостей про фізичну особу;
персональні дані - відомості чи сукупність відомостей про фізичну особу, яка ідентифікована або може бути конкретно ідентифікована;
розпорядник бази персональних даних - фізична чи юридична особа, якій володільцем бази персональних даних або законом надано право обробляти ці дані;
суб'єкт персональних даних - фізична особа, стосовно якої відповідно до закону здійснюється обробка її персональних даних;
третя особа - будь-яка особа, за винятком суб'єкта персональних даних, володільця чи розпорядника бази персональних даних та уповноваженого державного органу з питань захисту персональних даних, якій володільцем чи розпорядником бази персональних даних здійснюється передача персональних даних відповідно до закону.
особливі категорії даних - персональні дані про расове або етнічне походження, політичні, релігійні або світоглядні переконання, членство в політичних партіях та професійних спілках, а також даних, що стосуються здоров’я чи статевого життя.
Розділ 3. Бази персональних даних, володільцем та розпорядником яких є суд
3.1.Суд є володільцем бази персональних даних «Єдина державна комп’ютерна система «Кадри»
3.2.База персональних даних «Єдина державна комп’ютерна система «Кадри» знаходиться за адресою: Харківська область, м.Куп’янськ, вул.. 1 Травня,27 А
3.3. Розпорядником БПД «ЄДКС «Кадри» визначити заступника керівника апарату суду-відповідальну за ведення кадрового діловодства в суді.
3.4.Персональні дані, що обробляються в БПД «ЄДКС «Кадри» є відповідними і не надмірними.
Розділ 4. Мета обробки персональних даних
4.1.Метою обробки ПД є забезпечення реалізації трудових відносин, адміністративно-правових, податкових відносин та відносин у сфері бухгалтерського обліку, відносин у сфері управління людськими ресурсами, зокрема кадровим потенціалом у відповідності до Конституції України, Кодексу законів про працю України, Податкового кодексу України, Закону України «Про зайнятість населення» , Закону України «Про судоустрій і статус суддів», Закону України «Про державну службу».
4.2.Категорія ПД, які обробляються: паспортні дані;особисті відомості(вік, стать, родинний стан, склад сім’ї, тощо); місце проживання – фактичне та за державною реєстрацією; освіта; професія, спеціальність, кваліфікація; відомості про військовий облік; дані,що стосуються здоров’я особи – в межах визначених законодавством про працю; дані, що підтверджують право працівника на пільги, встановлені законодавством про працю; житлові умови; ідентифікаційний номер фізичної особи: контактний телефон; запис зображення(фото).
Розділ 5. Порядок обробки персональних даних
5.1. Згода суб’єкта персональних даних має бути документованим добровільним волевиявленням фізичної особи щодо надання дозволу на обробку її персональних даних відповідно до сформульованої мети їх обробки.
5.2.Згода суб’єкта персональних даних має бути надана шляхом підписання суб’єктом персональних даних затвердженого наказом голови суду тексту повідомлення.
5.3.Згода-повідомлення складається у двох примірниках, один з яких після підписання суб’єктом персональних даних залишається у нього, а інший зберігається у суді протягом всього часу обробки персональних даних вказаного суб’єкта персональних даних.
5.4.Згода суб’єкта персональних даних надається під час оформлення трудових відносин відповідно до законодавства про працю.
5.5.Повідомлення суб’єкта персональних даних про включення його персональних даних до бази персональних даних, права, визначені Законом України «Про захист персональних даних», мету збору даних та осіб, яким передаються його персональні дані здійснюється під час оформлення трудових відносин відповідно до законодавства про працю.
5.6.Обробка персональних даних про расове або етнічне походження, політичні, релігійні або світоглядні переконання, членство в політичних партіях та професійних спілках, а також даних, що стосуються здоров’я чи статевого життя(особливі категорії даних) забороняється.
5.7.Виникнення права на використання персональних даних, їх збирання, накопичення, зберігання та поширення, знищення персональних даних та порядок доступу до них визначається відповідно до вимог Закону України «Про захист персональних даних»
Розділ 6. Умови розкриття інформації про персональні дані третім особам
6.1. Порядок доступу до персональних даних третіх осіб визначається умовами згоди суб'єкта персональних даних, наданої володільцю бази персональних даних на обробку цих даних, або відповідно до вимог закону.
6.2. Доступ до персональних даних третій особі не надається, якщо зазначена особа відмовляється взяти на себе зобов'язання щодо забезпечення виконання вимог цього Закону або неспроможна їх забезпечити.
6.3. Суб'єкт відносин, пов'язаних з персональними даними, подає запит щодо доступу (далі - запит) до персональних даних володільцю бази персональних даних.
6.4. У запиті зазначаються:
1) прізвище, ім'я та по батькові, місце проживання (місце перебування) і реквізити документа, що посвідчує фізичну особу, яка подає запит (для фізичної особи - заявника);
2) найменування, місцезнаходження юридичної особи, яка подає запит, посада, прізвище, ім'я та по батькові особи, яка засвідчує запит; підтвердження того, що зміст запиту відповідає повноваженням юридичної особи (для юридичної особи - заявника);
3) прізвище, ім'я та по батькові, а також інші відомості, що дають змогу ідентифікувати фізичну особу, стосовно якої робиться запит;
4) відомості про базу персональних даних, стосовно якої подається запит, чи відомості про володільця чи розпорядника цієї бази;
5) перелік персональних даних, що запитуються;
6) мета запиту.
6.5. Строк вивчення запиту на предмет його задоволення не може перевищувати десяти робочих днів з дня його надходження. Протягом цього строку володілець бази персональних даних доводить до відома особи, яка подає запит, що запит буде задоволено або відповідні персональні дані не підлягають наданню, із зазначенням підстави, визначеної у відповідному нормативно-правовому акті. Запит задовольняється протягом тридцяти календарних днів з дня його надходження, якщо інше не передбачено законом.
6.6. Суб'єкт персональних даних має право на одержання будь-яких відомостей про себе у будь-якого суб'єкта відносин, пов'язаних з персональними даними, без зазначення мети запиту, крім випадків, установлених законом.
6.7. Відстрочення доступу до персональних даних третіх осіб допускається у разі, якщо необхідні дані не можуть бути надані протягом тридцяти календарних днів з дня надходження запиту. При цьому загальний термін вирішення питань, порушених у запиті, не може перевищувати сорока п'яти календарних днів.
6.8.Повідомлення про відстрочення доводиться до відома третьої особи, яка подала запит, у письмовій формі з роз'ясненням порядку оскарження такого рішення.
6.9. У повідомленні про відстрочення зазначаються:
1) прізвище, ім'я та по батькові посадової особи;
2) дата відправлення повідомлення;
3) причина відстрочення;
4) строк, протягом якого буде задоволено запит.
6.10. Відмова у доступі до персональних даних допускається, якщо доступ до них заборонено згідно із законом.
6.11.У повідомленні про відмову зазначаються:
1) прізвище, ім'я, по батькові посадової особи, яка відмовляє у доступі;
2) дата відправлення повідомлення;
3) причина відмови.
6.12. Рішення про відстрочення або відмову в доступі до персональних даних може бути оскаржено до уповноваженого державного органу з питань захисту персональних даних, інших органів державної влади та органів місцевого самоврядування, до повноважень яких належить здійснення захисту персональних даних, або до суду.
Розділ 7. Захист персональних даних
7.1.Відповідальна особа визначається наказом голови суду.
7.2.Відповідальна особа організовує роботу, пов’язану із захистом ПД при їх обробці відповідно до закону. Обов’язки відповідальної особи щодо організації роботи, пов’язаної із захистом ПД при їх обробці зазначаються у посадовій інструкції.
7.3.Відповідальна особа зобов’язана :
- знати законодавство України в сфері захисту ПД;
- розробити процедури доступу до ПД співробітників відповідно до їхніх професійних чи службових трудових обов’язків;
- забезпечити виконання співробітниками суду вимог законодавства України в сфері захисту ПД та внутрішніх документів, що регулюють діяльність суду щодо обробки і захисту ПД у БПД;
- розробити порядок(процедуру) внутрішнього контролю за дотриманням вимог законодавства України в сфері захисту ПД , який зокрема, повинен містити норми щодо періодичності здійснення такого контролю;
- повідомляти керівництво суду про факти порушень співробітниками вимог законодавства України в сфері захисту ПД у термін не пізніше одного робочого дня з моменту виявлення таких порушень;
- забезпечити зберігання документів, що підтверджують надання суб’єктом ПД згоди на обробку своїх ПД та повідомлення вказаного суб’єкта про його права.
7.4.З метою виконання своїх обов’язків відповідальна особа має право:
- отримувати від працівників суду необхідні документи, у тому числі накази й інші розпорядчі документи, видані головою суду, керівником апарату суду, пов’язані із обробкою персональних даних;
- робити копії з отриманих документів, у тому числі копії файлів, будь-яких записів, що зберігаються в локальних обчислювальних мережах і автономних комп’ютерних системах;
-доступу до всіх приміщень, документів суду;
- брати участь в обговоренні виконуваних ним обов’язків організації роботи, пов’язаної із захистом ПД при їх обробці;
- вносити на розгляд голові суду пропозиції щодо покращення діяльності суду та вдосконалення методів роботи, подавати зауваження щодо діяльності суду та варіанти усунення недоліків у процесі обробки ПД;
- одержувати від працівників суду пояснення з питань здійснення обробки ПД;
- підписувати та візувати документи в межах своєї компетенції.
7.5.Працівники, які безпосередньо здійснюють обробку та мають доступ до ПД у зв’язку з виконанням своїх службових(трудових) обов’язків зобов’язані дотримуватись вимог законодавства України в сфері захисту персональних даних та внутрішніх документів, що регулюють діяльність суду щодо обробки і захисту ПД у БПД.
7.6.Працівники, що мають доступ до ПД, у тому числі, здійснюють їх обробку зобов’язані не допускати розголошення у будь-який спосіб ПД, які їм було довірено або які стали відомі у зв’язку з виконанням професійних чи службових або трудових обов’язків. Таке зобов’язання чинне після припинення ними діяльності, пов’язаної з ПД, крім випадків, установлених законом.
7.7.Особи, що мають доступ до ПД, у тому числі здійснюють їх обробку у разі порушення ними вимог Закону України «Про захист персональних даних» несуть відповідальність згідно законодавства України.
7.8.Персональні дані не повинні зберігатися довше, ніж це необхідно для мети, для якої такі дані зберігаються, але у будь- якому разі не довше строку зберігання даних, визначеного згодою суб’єкта персональних даних на обробку цих даних та/або про працю.
7.9.Строк зберігання ПД що містяться у документації з особових справ працівників суду визначається відповідно до Переліку типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших підприємств, установ та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20.07.1998 року №41.
Розділ 8. Права суб’єкта персональних даних
8.1. Суб'єкт персональних даних має право:
1) знати про місцезнаходження бази персональних даних, яка містить його персональні дані, її призначення та найменування, місцезнаходження та/або місце проживання (перебування) володільця чи розпорядника цієї бази або дати відповідне доручення щодо отримання цієї інформації уповноваженим ним особам, крім випадків, встановлених законом;
2) отримувати інформацію про умови надання доступу до персональних даних, зокрема інформацію про третіх осіб, яким передаються його персональні дані, що містяться у відповідній базі персональних даних;
3) на доступ до своїх персональних даних, що містяться у відповідній базі персональних даних;
4) отримувати не пізніш як за тридцять календарних днів з дня надходження запиту, крім випадків, передбачених законом, відповідь про те, чи зберігаються його персональні дані у відповідній базі персональних даних, а також отримувати зміст його персональних даних, які зберігаються;
5) пред'являти вмотивовану вимогу із запереченням проти обробки своїх персональних даних органами державної влади, органами місцевого самоврядування при здійсненні їхніх повноважень, передбачених законом;
6) пред'являти вмотивовану вимогу щодо зміни або знищення своїх персональних даних будь-яким володільцем та розпорядником цієї бази, якщо ці дані обробляються незаконно чи є недостовірними;
7) на захист своїх персональних даних від незаконної обробки та випадкової втрати, знищення, пошкодження у зв'язку з умисним приховуванням, ненаданням чи несвоєчасним їх наданням, а також на захист від надання відомостей, що є недостовірними чи ганьблять честь, гідність та ділову репутацію фізичної особи;
8) звертатися з питань захисту своїх прав щодо персональних даних до органів державної влади, органів місцевого самоврядування, до повноважень яких належить здійснення захисту персональних даних;
9) застосовувати засоби правового захисту в разі порушення законодавства про захист персональних даних.
Розділ 9.Порядок роботи з запитами суб’єкта персональних даних
9.1.Суб’єкт персональних дає має право на одержання будь-яких відомостей про себе у будь-якого суб’єкта відносин, пов’язаних з ПД, без зазначення мети запиту, крім випадків, установлених законом.
9.2.Доступ суб’єкта персональних даних до даних про себе здійснюється безоплатно.
9.3.Суб’єкт персональних даних подає запит щодо доступу (далі – запит) до персональних даних володільцю бази персональних даних.
У запиті зазначаються:
1) прізвище, ім'я та по батькові, місце проживання (місце перебування) і реквізити документа, що посвідчує фізичну особу суб’єкта персональних даних;
2)інші відомості, що дають змогу ідентифікувати фізичну особу, стосовно якої робиться запит;
3) відомості про базу персональних даних, стосовно якої подається запит, чи відомості про володільця чи розпорядника цієї бази;
4) перелік персональних даних, що запитуються;
9.4.Строк вивчення запиту на предмет його задоволення не може перевищувати десяти робочих днів з дня його надходження. Протягом цього строку володілець БПД доводить до відома суб’єкта персональних даних, що запит буде задоволено або відповідні ПД не підлягають наданню, із зазначенням підстави, визначеної у відповідному нормативно-правовому акті. Запит задовольняється протягом тридцяти календарних днів з дня його надходження, якщо інше не передбачено законом.
Розділ 10.Прикінцеві положення
10.1.Володілець БПД з метою іх належного функціонування забезпечує:
-загальну відповідальність за дотримання законодавства України в сфері захисту ПД;
- поточне функціонування БПД;
- захист ПД від незаконної обробки ,а також від незаконного доступу до них.
_03_03.png)
