ПОРЯДОК
обміну електронними документами між Куп’янським міськрайонний судом Харківської області та учасниками судового процесу за допомогою поштової програми Mozilla Thunderbird
Даний Порядок розроблений для забезпечення правильного та ефективного використання в роботі комп'ютерного устаткування, ресурсів мережі Інтернет, електронної пошти, а також умов зберігання інформації та її розповсюдження, з метою забезпечення оперативного обміну електронними документами між Куп’янським міськрайонний судом Харківської області (далі Суд) та учасниками судового процесу, які не зареєстровані в підсистемі «Електронний суд».
Даний Порядок розроблений відповідно до Тимчасового порядку обміну офіційними електронними документами», затвердженого наказом Державної судової адміністрації України № 231 від 15.11.2016 року, Положення про порядок використання ресурсів локальної комп’ютерної мережі в Державній судовій адміністрації України, територіальних управліннях Державної судової адміністрації України, місцевих та апеляційних судах загальної юрисдикції, яке затверджено наказом Державної судової адміністрації України № 164 від 04 грудня 2013 року, Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішенням Ради суддів України від 26.11.2010 № 30 (зі змінами), Законів України "Про електронні документи та електронний документообіг", "Про електронні довірчі послуги", наказу Міністерства юстиції України від 11 листопада 2014 року N 1886/5 "Про затвердження Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання", зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 11 листопада 2014 року за N 1421/26198.
Даний Порядок визначає правила створення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, оброблення, використання та знищення електронних документів.
Даний Порядок визначає правила й порядок роботи з усіма документами, крім тих, які містять інформацію з обмеженим доступом та не поширюється на процесуальні документи, порядок оформлення та розсилка яких регламентуються процесуальним законодавством України.
1.1 Електронна пошта або е-пошта (англ. e-mail, або email) — спосіб обміну цифровими повідомленнями між Судом та учасниками судового процесу з використанням цифрових пристроїв, таких як комп'ютери та мобільні телефони, що робить можливим пересилання даних будь-якого змісту (у розумінні цього Порядку - текстові документи).
1.2 Офіційна електронна адреса - електронні адреси, визначені Положенням про порядок використання ресурсів мережі Інтернет в Державній судовій адміністрації України, територіальних управліннях Державної судової адміністрації України, підприємствах, що належать до сфери управління Державної судової адміністрації України, місцевих та апеляційних судах, затвердженим наказом ДСА України від 15.11.2016 № 230, інші електронні адреси фізичних осіб – учасників судового процесу, установ та організацій, наданих Суду.
1.3 Підсистема «Електронний суд» - підсистема, що забезпечує обмін процесуальними документами (надсилання та отримання документів) в електронній формі між судами, органами та установами системи правосуддя, між судом та учасниками судового процесу, між учасниками судового процесу.
1.4 Адміністратор – визначений наказом керівника апарату Суду відповідальний працівник апарату Суду, який відповідає за роботу системного адміністратора, що здійснює адміністрування серверів у Суді.
1.5 Користувач – визначений наказом керівника апарату Суду відповідальний працівник апарату Суду, який здійснює електронний обмін документами (отримання та відправлення електронної пошти).
1.6 КЕП – кваліфікований електронний підпис.
2.1 Офіційні електронні адреси призначені для службового листування між ДСА України, ТУ ДСА України, судами, офіційними представниками інших органів і установ, фізичними особами – учасниками судового процесу, а також офіційними представниками міжнародних організацій. Використання офіційних електронних адрес для неофіційного листування можливе лише у разі відсутності можливості для створення і використання інших електронних адрес.
2.2 Електронна пошта надається Користувачам тільки для виконання своїх службових обов'язків. Використання її в особистих цілях заборонене.
2.3 Адміністратор забезпечує контроль за нормальним функціонуванням електронної пошти; відповідає за економне використання часу доступу до вузла провайдера послуг електронної пошти; інформує керівника про роботу електронної пошти, проблеми, що виникають в роботі, та шляхи їх усунення.
2.4 Відправка листів електронною поштою здійснюється тільки після їх перевірки на наявність комп'ютерних вірусів. Забороняється відправка електронних листів, які містять комп'ютерні віруси.
2.5 Поштова програма забезпечує збереження інформації про відправлені та отримані повідомлення.
2.6 Відправка офіційних листів електронною поштою здійснюється тільки після реєстрації документів на паперових носіях та запису вихідного реєстраційного номера і дати документа в комп'ютерному файлі відповідного документа. Офіційні документи, що вкладаються до електронного листа-повідомлення, обов'язково підписуються Користувачем КЕП з використанням посиленого сертифіката відкритого ключа після внесення реєстраційних дати та номера особою, що реєструє та відправляє лист.
2.7 Офіційні електронні адреси органів і установ системи правосуддя складаються з префікса "inbox@" та відповідного доменного імені, затвердженого окремим наказом ДСА України.
2.8 Відправка електронних листів здійснюється тільки з електронних адрес, занесених до реєстру електронних адрес Адміністратором.
2.9 Забороняється здійснювати масову розсилку (розсилка безлічі одержувачам або множинна розсилка одному одержувачеві) не узгоджених заздалегідь електронних листів, а також розсилку електронних листів рекламного, комерційного або агітаційного характеру та листів, що містять грубі і образливі вирази і пропозиції.
2.10 При формуванні електронного листа в рядку "Кому" вказується одна або декілька електронних адрес. Якщо виникає необхідність надсилання листів з використанням сталого переліку адрес, для зручності можна згрупувати ці адреси і вказувати ім'я групи як електронну адресу.
2.11 При формуванні електронного листа в рядку "Тема" вказується його зміст у стислому вигляді. Якщо кінцевий адресат не має власної електронної адреси, в електронному листі треба вказати, кому адресована передана інформація (якщо ця інформація відсутня в рядку "Тема"). Рядок "Тема" заповнюється обов'язково.
2.12 У випадку приєднання файлів у листі необхідно давати стислу інформацію про файли, що приєднуються. Усі приєднані файли мають бути у форматі "ZIP-архіву" або "RAR-архіву".
2.13 Сумарний об'єм файлів, що приєднуються до електронного повідомлення, не повинен перевищувати 10 Мегабайт (Мб). У разі, коли розмір файлу перевищує 10 Мб, необхідно зробити багатотомний архів з розбиттям на частини до 10 Мб та надіслати кожну частину окремим електронним листом. У кожному листі в рядку "Тема" в кінці найменування листа в дужках вказується поточний номер частини листа та через символ "/" загальна кількість листів.
2.14 Додавати до електронних листів файли, що виконуються (EXE, COM, BAT тощо), без їх архівації забороняється.
2.15 Кожний електронний лист має бути підписаний. Підпис складається з наступних рядків:
- посада та назва підрозділу, назва Користувача;
- прізвище, ім'я, по батькові відправника;
- код міжміського зв'язку (оператора мобільного зв'язку) та телефон;
- e-mail.
2.16 Якщо під час відправки електронного листа вказаний режим "Підтвердження отримання", то після доставки листа до поштової скриньки в автоматичному режимі буде надіслано повідомлення про отримання адресатом цього листа.
2.17 Якщо під час відправки електронного листа вказаний режим "Підтвердження прочитання", то після доставки листа до поштової скриньки та підтвердження адресатом в ручному режимі про прочитання отриманого листа буде надіслано повідомлення про прочитання адресатом цього листа.
2.18 Після відправки листів електронною поштою Користувач здійснює контроль надходження підтверджень від адресатів про отримання електронних листів (у разі необхідності).
2.19 Користувач зобов'язаний перевіряти електронну поштову скриньку не менше 2 разів на день (на початку першої та другої половин робочого дня).
3.1 Після отримання нових повідомлень електронною поштою Користувач:
- перевіряє на повноту та відповідність реєстраційних реквізитів, вказаних в темі і приєднаних файлах, а також коректність змісту приєднаних файлів;
- у разі отримання електронного листа, який містить комп'ютерні віруси, надсилає відправнику повідомлення про наявність у листі комп'ютерних вірусів та необхідність відправки нового листа і вилучає інфікований електронний лист із папки "Вхідні", після чого очищує папку "Вилучені";
- надсилає електронною поштою підтвердження про отримання повідомлення відправнику або повідомлення про проблеми з читанням отриманого листа, з накладанням на нього кваліфікованого електронного підпису.
3.2 Електронний лист, який надійшов на офіційну електронну пошту Суду має бути підписаний кваліфікованим електронним підписом відправника, який надає можливість ідентифікувати автора документа і підтверджує, що відповідний документ є оригіналом.
У разі відсутності у відправника електронного листа (учасника судового процесу, захисника, представника за довіреністю) кваліфікованого електронного підпису Користувач повинен направити повідомлення з проханням направити на електронну пошту Суду скан-копію паспорту або документа, що підтверджує повноваження особи на вчинення таких дій з метою ідентифікації автора документа.
3.2 Обробці не підлягають електронні листи:
- в яких відсутня зворотна електронна адреса,
- зворотна адреса невідома,
- в тексті листа відсутній підпис, за яким можливо ідентифікувати відправника,
- відсутній кваліфікований електронний підпис, за яким можливо ідентифікувати відправника,
- не надано скан-копію паспорту, за яким можливо ідентифікувати відправника,
- не надано документів, які підтверджують повноваження особи на вчинення дій від імені відправника.
Відкривати файли, що приєднані до таких електронних листів, суворо забороняється.
3.3 Обробці не підлягають електронні листи, які надійшли з поштових сервісів, які заборонені на території України - yandex.ru, yandex.ua, mail.ru, mail.ua, inbox.ru, list.ru, bk.ru.
3.4 У разі неможливості прочитати зміст електронного листа в результаті збою при передачі Користувач в обов’язковому порядку повідомляє про це відправника, шляхом надсилання відповідного повідомлення.
3.5 При дотриманні умов для електронних листів, визначених Порядком, які надійшли на офіційну електронну пошту Суду, Користувач роздруковує електронний лист з обов’язковим підтвердженням електронної адреси відправника електронного листа, здійснює реєстрацію вхідної електронної пошти в автоматизованій системі документообігу суду, передає судді Куп’янського міськрайонного суду Харківської області.
_03_03.png)
